IT programmas mūsdienu loģistikas automatizācijai. Kā izvēlēties īsto risinājumu?

Pamatojoties uz mūsu iekšējiem pētījumiem, 76 % no dažādu uzņēmumu vadītājiem ziņoja, ka digitalizācija viņu uzņēmumos uzņem apgriezienus. Tajā pašā laikā, 57% darbinieku joprojām pretojas IT risinājumu ieviešanai. Mēs izsecinājam, kā šādi risinājumi var būt noderīgi uzņēmumiem, kas strādā loģistikas jomā, un arī pārdomājam, kā izvēlēties ideālu programmu, kura derēs gan visiem darbiniekiem, gan vadībai.


Pateicoties milzīga datu apjoma savākšanai un apstrādei, automatizācijai, prognozēm, informācijas apmaiņas paātrināšanai, informācijas tehnoloģijas ir kļuvušas par vienu no galvenajiem loģistikas un izplatīšanas kritumu pārredzamības instrumentiem. Apskatīsim, kādi IT risinājumi ir noderīgi mūsdienu loģistikas jomā.

IT risinājumi loģistikas automatizācijai

• CRM sistēmas. Šie pakalpojumi palīdz automatizēt mijiedarbību ar klientiem. Piemēram, vadītājs lietojumprogrammā var atvērt klienta karti un redzēt visus savus datus, atrast zvanu vēsturi, klausīties zvanu ierakstus, iestatīt uzdevumu darbam ar klientu. CRM sistēmas palīdz arī reģistrēt visus darījumus, pārvaldīt katra vadītāja projektus un veikt analīzi par visiem biznesa procesiem.

• Datu uzskaites pakalpojumi. Transporta uzņēmuma loģistikam ir jāņem vērā visi braucieni, kas veikti klientiem. Jūs varat glabāt ierakstus programmā MS Excel, taču ir daudz vieglāk strādāt īpašā pakalpojumā - tajā jau tiks konfigurētas uzziņu grāmatas, tabulas un atskaites. Pārzinim būs tikai jāievada dati un nebūs jābaidās, ka tie tiks pazaudēti. Spilgts šādu pakalpojumu piemērs ir daudzas programmas no 1C.

• Telefonija. Neskatoties uz to, ka cilvēki bieži sazinās ar draugiem, kolēģiem un radiniekiem, izmantojot tūlītējos kurjerus, biznesa komunikācija joprojām notiek pa tālruni. Speciālie pakalpojumi palīdzēs noņemt fiksētos tālruņus - atliek tikai pieslēgties vienam vai otram risinājumam, instalēt datorā kādu aplikāciju, saņemt zvanus un zvanīt pašiem.

Savienojuma kvalitāte būs atkarīga tikai no interneta savienojuma ātruma. Ar šādu pakalpojumu palīdzību jūs varat ierakstīt zvanus, iestatīt automātisko atbildētāju un balss izvēlni, sastādīt analītiskus ziņojumus par zvanu kvalitāti un skaitu, definēt vadītāju darba grafiku un integrēt telefoniju ar CRM sistēmām.

• Datu noliktavas. Ja vēstules, līgumus un atskaites var "cietā veidā" ierakstīt datu uzskaites sistēmās, tad kaut kur ir arī jāglabā citi dokumenti, plāni, idejas. Failus ir ērtāk glabāt mākoņpakalpojumos nekā savos datoros - jūs varat konfigurēt piekļuves tiesības un koplietot tos ar pareizajiem darbiniekiem, faili ir droši aizsargāti, atmiņas ietilpību ierobežo tikai tarifs.

• Maršrutu izsekotāji. Kad loģistikas speciālists sūta automašīnu ceļojumā, viņam ir svarīgi, lai tā neatkāptos no noteiktā maršruta, un viņam ir jāzin, kur tā atrodas katru brīdi. Tam ir dažādas iespējas - ievietot GPS sensoru aizmugurē vai kabīnē, saņemot no tā datus īpašā lietojumprogrammā, vadītāja viedtālrunī instalēt programmu, kas nosūtīs loģistikai izsekošanas datus, kā arī signalizēt, vai vadītājam ir izvēlējās citu maršrutu.

• Pakalpojumi klientu atrašanai. Visbiežāk transporta uzņēmumi un kravu īpašnieki viens otru meklē transporta biržās un elektroniskās tirdzniecības platformās. Dažas no tām ir tīmekļa vietnes, taču šādas iespējas var iebūvēt arī IT risinājumos. Īpašu risinājumu priekšrocība ir tā, ka vietņu apmaiņa nekad negarantē pārvadājumu drošību, un īpašos pakalpojumos ir mehānismi darījumu partneru pārbaudei.

Kopumā visi efektīvi darba rīki palielina darbinieku motivāciju: datu noliktavas, datu uzskaites sistēmas, maršrutu izsekotāji. Viss, kas ietaupa laiku, ļauj redzēt darba rezultātus, vienkāršo iestatījumus, palīdz darbiniekiem un palielina viņu vēlmi strādāt.

• Dokumentu zaudēšana. Datu noliktavas un grāmatvedības sistēmas palīdz ar to tikt galā. Pietiek, lai repozitorijā izveidotu vienkāršu un saprotamu failu struktūru - un jebkurš dokuments tiks atrasts pēc dažām sekundēm. Grāmatvedības sistēmās struktūra var būt sarežģītāka, taču ir arī viegli atrast jebkuru pārskatu vai līgumu.

• Transporta drošība. To palīdz kontrolēt lietotnes, kas analizē datus no GPS izsekotājiem vai arī īpašas lietojumprogrammas, kas ir instalētas vadītāja viedtālrunī. Piemēram, loģistikas speciālists jebkurā laikā var zināt, kur atrodas vadītājs, vai sastādīt ziņojumu un redzēt visu automašīnu atrašanās vietu neatkarīgi no tā, vai tās ir izkrautas pareizajā vietā.

Dažās lietojumprogrammās jūs pat varat pārbaudīt vadītāja vai transporta uzņēmuma uzticamību. Piemēram, loģistikas speciālists var apskatīt autovadītāja reitingu un uzzināt, vai viņš ir iekļauts transporta uzņēmumu melnajā sarakstā, cik bieži viņš pārvadāja un vai viņš atstāj uzņēmumiem dažādus tālruņa numurus. Tas ir vieglāk un uzticamāk nekā meklēt vadītāju atsauksmes internetā.

• Komunikācija un dokumentu apmaiņa. Loģistikas darbinieki bieži izmanto vairākus saziņas kanālus ar klientiem - pastu, tūlītējos kurjerus, telefoniju. CRM sistēmas ļauj ierakstīt visu komunikāciju klienta kartē, nepazaudēt vēstules, zvanīt klientam tieši no kartes. Darbojas arī sarežģīti risinājumi, piemēram, viedā loģistika - loģistikas speciālists var sistēmā sastādīt līgumu, nekavējoties nosūtīt to klientam un saņemt ātru atbildi.

• Nepārtraukts uzņēmuma darbs. Visi risinājumi šajā sarežģītā darbā: krātuves un datu uzskaites sistēmas palīdz jebkurā laikā piekļūt vajadzīgajam dokumentam, telefonija ļauj vienmēr sazināties. Ja risinājumi atrodās mākonī, tad tas samazina uzņēmuma aprīkojuma slodzi.

Kā izvēlēties pareizo IT risinājumu?

Pirmkārt, ir jāanalizē uzņēmuma problēmas. Ir svarīgi uztvert problēmas konkrētās frāzēs, piemēram, “darbinieki pavada laiku, manuāli aizpildot dokumentus” vai “vadītāji zaudē kontaktus ar klientiem”. Pamatojoties uz šo aprakstu, būs skaidrs, kuri rezultāti ir svarīgi uzņēmumam un kādi IT risinājumi palīdzēs tos sasniegt. Ja jums ir daudz problēmu un jums ir nepieciešams visaptverošs risinājums, varat vērsties pie citiem nozares uzņēmumiem un uzzināt, kā viņi risina līdzīgas problēmas.

Uzstādiet izmērāmu mērķi. Tas palīdzēs jums saprast, cik efektīvs jums ir konkrēts IT risinājums. Piemēram, ietaupiet 20% no naudas, kas iztērēta transportēšanai pirmajos sešos risinājuma lietošanas mēnešos. Tad jūs varat izmēģināt dažādus risinājumus un redzēt, kurš no tiem dod rezultātus.

Nosakiet programmatūras produkta izvēles kritērijus. Tam vajadzētu radīt ne tikai rezultātus. Ir svarīgi, lai ar risinājumu būtu viegli strādāt, lai atbalsta komanda varētu palīdzēt īstenošanā. Arī pakalpojumam vajadzētu darboties bez pārtraukumiem, nevajadzētu pārsūtīt personas datus trešajām personām. Jums var būt savi kritēriji - tie ir jālabo un jāuzdod jautājumi pakalpojumu sniedzējiem.

Leviest kopā ar pakalpojumu sniedzēju. Ir svarīgi izveidot projekta komandu, kurā būs uzņēmuma darbinieki, kā arī darbuzņēmēja speciālisti. Ir vairākas ieviešanas iespējas - jūs varat nekavējoties pārsūtīt visu uzņēmuma darbu uz IT sliedēm, varat veikt eksperimentu ar daļu no biznesa procesiem.

Šāds eksperiments palīdzēs ieraudzīt, kā darbinieki reaģē uz IT risinājumiem, saskatīt vājās vietas sistēmā. Bet tomēr, arī šajā gadījumā būs grūti redzēt pilnus rezultātus, strādājot ar IT risinājumu - jo jāatcerās, kā tas prasa pilnīgi visu darbinieku iesaistīšanu.